1 - Předání podkladů
Předání a převzetí nové zakázky probíhá od roku 2000 v datové podobě a také veškeré zpracování probíhá výlučně elektronickou formou. Z těchto důvodů je mimořádná pozornost věnována otázce ochrany osobních dat s ohledem na Zákon o ochraně osobních dat č.101/2000 Sb. (vyřešení vstupů do objektu, přístupu k aplikacím, zálohování dat a podobně).
2 - Ověření a oprava vstupních dat
Data jsou předána na nosiči (např. CD ROM) nebo zaslána zašifrovaným emailem v dohodnuté struktuře. Zdrojové soubory jsou pomocí importovací procedury kontrolovány na správnost struktury a následně importovány do pracovní databáze. Teprve po bezchybném importu dat do této pracovní databáze jsou data s konečnou platností uložena do databáze produkční (ostré) a jsou zpřístupněna operátorkám. Následně probíhá ruční kontrola, doplnění a oprava údajů (např. zápis telefonního čísla do jednotného tvaru potřebného pro automatické vytáčení z aplikace, doplnění okresů a PSČ a podobně).
3 - Telefonické upomenutí
Celý proces řešení pohledávky začíná tímto krokem. Při úvodním telefonátu dojde ke kontrole, zda uváděné telefonní spojení je funkční, případně jsou vyhledávány kontakty nové. Pokud je kontakt funkční, je nájemce seznámen s výší dluhu, jeho strukturou z pohledu případných dalších úroků, smluvních pokut a podobně. Následně jsou spolu s nájemcem odsouhlaseny ostatní náležitosti (adresa, případně další adresy), důvod neplacení, je dohodnuto zaslání případných písemných podkladů rozhodujících o dalším postupu (např. doklad o odcizení, pojistné události atd.). Velmi často v tomto kroku je odhalena chyba např. v bankovních podkladech (uvedení špatného variabilního symbolu, špatného čísla účtu atd.). Celé jednání je citlivě směřováno k jedinému cíli - dohodě o termínu zaplacení pohledávky. Veškeré poznámky, datumy a další údaje jsou operátorkami zaznamenány, systémové údaje (čas, datum, jméno operátorky a další) jsou zaznamenány automaticky. Nekontaktní nájemci jsou předáváni přímo k vymáhání předmětu leasingu.
4 - Vymáhání předmětu leasingu
Řešená smlouva přejde do tohoto stadiav okamžiku, kdy nájemce opakovaně neplní dané termíny nebo se jedná o nájemce nekontaktního. Oddělení vymáhání postupuje obecně stejným způsobem jako oddělení telefonického upomínání s tím rozdílem, že se jedná o poslední možnost stanovení termínu. Tyto termíny jsou podstatně kratší a v této fázi trváme na jejich plnění velmi tvrdě. Dále pracovníci tohoto oddělení přidělují příslušné smlouvy do výjezdových vozidel k prověření adres u nekontaktních klientů, resp. k odebrání předmětu leasingu v případě neplnění posledních termínů.
5 - Odebrání předmětu leasingu
Pokud je smlouva přidělena do výjezdového vozidla, je prováděna osobní návštěva našimi pracovníky v místě bydliště klienta. Pokud není celá pohledávka zaplacena ani v tomto okamžiku, je vozidlo odebráno. O odebrání vozidla je zpracován protokol, který mimo obecné formality (identifikace nájemce a vozidla) podrobně popisuje stav předmětu leasingu, jeho opotřebení či poškození. Dále je pořízena fotodokumentace pro případné řešení rozporů. Posledním krokem je dohoda s nájemcem o možném termínu vrácení vozidla. Veškeré informace z výjezdu jsou následně zaneseny do aplikace, a stanou se tak nedílnou součástí celé historie řešení.
6 - Péče o předmět leasingu
Veškerá vozidla, u kterých bylo dohodnuto s nájemcem doplacení a následné vrácení, jsou parkována na vlastním elektronicky střeženém parkovišti. Vstup na toto parkoviště je možný pouze za použití čipové karty s jasnou identifikací uživatele. Na parkovišti je dále umístěn online terminál, kde jsou zaznamenány potřebné údaje o příjezdu vozidla (kdo jej přivezl, datum, čas a další údaje), které jsou z terminálu přenášeny přímo do aplikace.
7 - Reporting
Jak je patrno, veškeré potřebné informace jsou shromažďovány v digitální podobě a databázově zpracovávány a uchovávány. To umožňuje pochopitelně sestavit detailní report např. ke konkrétní smlouvě (např. v případě stížnosti, pro Policii ČR, soud a podobně) a také sestavovat analytické rozbory podle různých kritérií. Lze např. velmi pohodlně vyhodnotit delikvenci za požadované období s důrazem na pořízovací ceny předmětu leasingu, podle okresů, podle demografického kritéria a podobně a samozřejmě tato kritéria kombinovat. Je to mimořádně mocný nástroj pro odhalování organizovaných podvodů páchaných většinou podle stejného scénáře a podobně. Obecně lze říci, že vyhodnocení lze provádět univerzálně podle přání klienta a patří mezi špičkové produkty naší společnosti.